Vi har alle vært på sånne møter - endeløse timer som bare tapper oss for energi uten å gi noe tilbake. Og når møtene blir mange og potensielt meningsløse, er det ikke bare tiden som går tapt - ryktet ditt står også på spill!

For hvem vil vel være den som alle gruer seg til å få møteinnkallinger fra?

Her er 7 konkrete spørsmål du bør stille deg for å ta kontroll på egen møtekultur. Gjør møtene dine til effektive og verdifulle sesjoner, og gjør det nå - før kollegene dine begynner å se på deg som problemet!

1. Trenger vi virkelig dette møtet?

Før du kaller inn til møte, bør du alltid spørre deg selv: "Trenger dette være et møte?" I mange tilfeller kan det finnes andre gode, eller kanskje til og med bedre alternativer! Her er noen eksempler:

• Statusoppdateringer, informasjon og kunngjøringer deles skriftlig på Slack
• Asynk samarbeide kan gjøres via Miro
• Feedback og informasjonsinnhenting er det mulig å gjøre via en spørreundersøkelse.

2. Hvorfor skal vi ha møtet?

Dersom svaret er “ja, vi trenger dette møtet!” - Definer tydelig hvorfor møtet holdes og sørg for at dette kommer tydelig frem i innkallingen:

"Møtets formål er å. “

• Diskutere
• Beslutte
• Informere

“om [temaet]."

Da gir du også de inviterte forståelse for hvorfor de skal bruke tiden på dette - og muligheter til å vurdere egen deltakelse.

3. Hva er ønsker vi å oppnå?

Like viktig som å definere hvorfor vi gjennomfører møtet er hva målet med møtet er. Dette målet bør også tydelig stadfestes i innkallingen.

“Ønsket resultat fra dette møtet er:”

• En beslutning om…
• Felles forståelse av…
• Ideskaping…
• En plan for…

Om du ikke klarer å definere et klart mål for møtet ditt - kanskje skal du spørre deg selv en gang til - trenger vi dette møtet?

4. Hvem trenger å delta?

Tenk nøye over hvem som er nødvendig for å nå målet som er satt for møtet. Kun disse skal inviteres. For de som ønsker, eller burde holdes informert: kan du dele en oppsummering i etterkant?

Vær tydelig i innkallingen slik at alle vet:

• Hvorfor de er invitert
• Hvordan de er viktig for å nå målet
• Hvordan de er forventet å bidra

5. Hvor skal møtet være?

I en hybrid hverdag er det ekstra viktig å være bevisst på dette. Skal vi møtes fysisk eller digitalt? Jeg foretrekker at komplekse diskusjoner i en stor gruppe gjennomføres i et fysisk møte, mens korte veldefinerte møter enkelt kan gjennomføres digitalt.

Det som er viktig er å ta et valg, og være tydelig om formatet i innkallingen.

I hybride møter kan det være lurt med avklaring på hvem det er som stiller fysisk og hvem som stiller digitalt i forkant. Så unngår du f.eks å booke et stort møterom for 20 og så stiller 4 stykker fysisk og 16 på teams.

6. Når passer det best?

God planlegging av tiden er essensielt

• Finn et tidspunkt som passer for alle. Om du kan, unngå å fylle opp allerede fulle kalendere, kan du velge en annen dag med mindre trykk?
• Kan vi korte ned møtetiden med å sende ut informasjon deltakerne kan sette seg inn i på forhånd?
• Møter har en tendens til å ta den tiden som er satt av. Forsøk å sette av akkurat litt mindre tid enn du tror du behøver. Det er overraskende hvor effektive man bli under litt tidspress.
• Ikke start møtene på hele og halve timer. Om du skyver oppstarten med 5-10 minutter, gir du kanskje noen akkurat det pusterommet de trenger mellom 2 møter.
• Og helt til sist: Unngå de tunge møtene sent på dagen når alle er slitne. Det er ingen som tar gode beslutninger med hodet fullt av dagens oppgaver.

7. Legg en god plan for gjennomføringen.

Et godt forberedt møte viser respekt for deltakernes tid. Planlegg en klar agenda.

Gi forutsigbarhet.

• Hvordan skal møtet jobbe frem de målene som er satt?
• Hvordan skal beslutninger tas?
• Hva er rutinen for pauser og lunsj (for lengre møter)
• Avklar om du ønsker regler som "kamera på" eller "pc-lukket og bort med mobilen"

Hva gjør du nå?

Ikke gå i den fella at du tenker at disse rådene passer best for store og lange møter. Min erfaring er at det like fullt kan være de mange små og ustrukturerte møtene som fyller opp kalenderen uten å gi så mye verdi.

Se gjennom kalenderen din. Hvor smarte er møtene dine? Reflekter over egen møtekultur - hvor kan du forbedre?

Har du spørsmål til artikkelen, ta gjerne kontakt med Renée direkte.