Har du ansvar for et IT-prosjekt du føler ikke går veien eller som du ikke har helt kontroll på?

Da er du ikke alene. Mange fagansvarlige, produktansvarlige, produkteiere og til og med ledere og IT-sjefer føler ofte at de ikke skjønner hva som foregår i prosjektene som kjøres under dem.

Når prosjekter ikke går veien, eller man føler man mister kontrollen, kan mye rart skje. Ofte flyttes beslutningene høyere opp i hierarkiet, noe som kan føre til at ledere som sitter langt fra teamet som faktisk jobber med løsningen begynner å ta både overordnede og mer detaljerte beslutninger. I disse beslutningene ligger det ofte et ønske om å fremskynde leveringsdatoer, uten en plan for hvordan dette faktisk skal skje. 

Det er aldri så lurt eller virkningsfullt å overstyre IT prosjekter. Særlig ikke om man selv ikke har kompetanse på hvordan IT prosjekter burde drives mest mulig effektivt.

Det er imidlertid mye annet man kan gjøre! En god plass å starte er å ta en prat med prosjektlederen din, om du er usikker på hvordan prosjektet går!

Jeg har laget 10 spørsmål du kan stille prosjektlederen din, for å få bedre oversikt over både prosjektet og om prosjektlederen har kontroll på prosjektet.

• Hvis prosjektlederen har kontroll, vil du sitte igjen med en bedre oversikt over hva som skjer både nå og fremover.
• Hvis prosjektlederen ikke har kontroll, så kan spørsmålene være en hjelp for vedkommende for å få bedre kontroll over det.
• I verste fall kan det gi deg en pekepinn om det kanskje er på tide å få inn annen hjelp i prosjektet, om dere kanskje trenger en prosjektleder med annen kompetanse enn dere har i dag.

(Listen kan selvfølgelig også brukes av prosjektledere som vil ta en liten temperatur på seg selv, og hvor god oversikt de har over viktige elementer i prosjektet.)

10 spørsmål til prosjektlederen

1. Hva lager dere –hva er sluttproduktet?

Dette virker nok som et banalt spørsmål, men det er ikke alltid det er opplagt at prosjektlederen vet hva som lages! I noen prosjekter utvikles det komplekse tekniske løsninger, som ikke er rett frem å verken forstå eller å forklare. Men du er helt avhengig av at prosjektlederen din kan forklare dette både enkelt og tydelig til alle som jobber i teamet, og til alle interessentene og brukerne.

2. Hvilken verdi skal produktet gi, og til hvem?

Det er lett å rote seg bort i komplekse løsninger, arkitektur og implementering av funksjonalitet. Derfor er det viktig at teamet har et reflektert og tydelig forhold til hva som faktisk skaper verdi for interessentene. Først og fremst er teamets oppgave å levere verdi til interessentene, løsning, teknologi og arkitektur kommer i andre rekke.

3. Har dere snakket med en sluttbruker?

Hvis svaret på dette er nei – burde alle alarmer gå av. Hvis prosjektleder har svart bekreftende på punktet ovenfor om verdi, men samtidig ikke har snakket med en sluttbruker, ville jeg blitt veldig skeptisk til om svaret på punkt 2 stemmer. Det kan være mange grunner til at en prosjektleder og et team ikke har snakket med noen sluttbrukere, men ingen grunner forsvarer det! Det må man ta tak i med en gang. Da må du som produkteier eller leder hjelpe prosjektlederen å komme i kontakt med sluttbrukerne, og sikre at arbeid med å både snakke med og koordinere med sluttbrukerne settes i gang så raskt som mulig.

Hvis svaret er ja er det greit å snakke litt videre om alle brukergrupper er kontaktet, og hvor involverte de er i prosessen. Kanskje prosjektlederen sliter med å få tilstrekkelig oppmerksomhet fra brukerne. Dette kan skape problemer i implementeringsfasen av prosjektet.

4. Vet hele teamet hva som skal lages?

Hele teamet burde ha et oversiktsbilde av hva som utvikles. Hvordan jobber prosjektlederen med å sikre at alle har et godt bilde av dette? Informeres nye teammedlemmer ved onboarding? Har de gode produktbeskrivelser som er lett tilgjengelig for teamet? Har de hatt en god kick-off? Medlemmene i teamet tar beslutninger omkring produktet hver eneste dag, og for at de skal kunne ta gode beslutninger, er det veldig viktig at de har et godt oversiktsbilde av hva som skal leveres.

5. Hva er den største tekniske utfordringen i prosjektet?

Ofte er det noen crux i prosjektet man er helt avhengig av at lykkes, for eksempel en spesifikk integrasjon mot en løsning som kanskje er vanskelig eller usikker, eller at man skal sikre en viss ytelse. Et veldig viktig spørsmål å stille som en del av dette er; vet dere hvordan dette skal løses teknisk? Hvis de ikke vet det, så kan det hende de trenger hjelp! Det kan også vært lurt å høre når i produktutviklingsprosessen de planlegger å løse problemet også, det kan gi en pekepinn pårisiko for forsinkelser i prosjektet.

6. Hvordan er stemningen i teamet?

Her ville jeg startet med å få en forståelse for hvor godt utgangspunkt prosjektlederen har for å vurdere hvordan stemningen i teamet er og hvordan det går med teammedlemmene. Hvor ofte møter prosjektlederen hele teamet fysisk? Hvor ofte snakker prosjektlederen en-til-en med teammedlemmene? Prosjektlederen er ansvarlig for å sikre fremdrift i prosjektet, men fremdrift krever motiverte ansatte, det krever at alle i teamet føler de blir hørt. Har prosjektlederen et utgangspunkt for å danne seg et godt bilde av hvordan stemningen er i teamet om alle har sittet på hjemmekontor, og man ikke har noen en-til-en oppfølgingssamtaler?

7. Hvis du skulle hatt en person til på teamet ditt, hvilken kompetanse skulle den hatt?

Hvis leveransene til prosjektet går for sakte, og prosjektlederen har god kontroll, så er dette et viktig punkt, for kanskje dere trenger mer kapasitet! Hvilken kapasitet mener prosjektlederen i alle fall dere trenger mer av, og hvorfor? Du burde videre høre hva som ville skjedd i teamet om man fikk på en person med denne kompetansen, og hvordan det eventuelt ville ha endret fremdriften.

8. Hvis du måtte kutte en person i teamet ditt, hvem skulle det vært?

Her kan du kanskje få frem utfordringer med tanke på personell, eller om det rett og slett har blitt satt på noen i teamet som ikke lenger burde være der, fordi behovet ikke lenger er til stede. Her må man også spørre hva som ville skjedd om man tok av den personen. Svaret kan selvfølgelig også være at prosjektet ville gått åt skogen.

9. Hva er det neste som skal leveres og når?

Prosjektlederen burde ha fullstendig oversikt over neste leveranse, hvordan den ligger an og hvilke risikoer man er utsatt for med tanke på levering innen den datoen.Hvis du sliter med å forstå leveransene så kan du be prosjektlederen om å lage en superenkel prosjekttidslinje, med de viktigste datoene og leveransene.

Jeg ville også lyttet til om prosjektlederen tar ansvar for leveransedatoene, eller om du opplever at hun gjør ansvarsfraskrivelser i måten hun formulerer seg på. Prosjektledere som har blitt overkjørt og som ikke føler de får sette realistiske leveransedatoer kan ty til ansvarsfraskrivelse. Prosjektledere som rett og slett er dårlige, sier også ofte ting som tyder på ansvarsfraskrivelse, ting som «kaster teamet under bussen». For eksempel at de jobber for tregt eller at de er for dårlige til å estimere. Om det er tilfellet er det tross alt prosjektlederen sitt ansvar å ta tak i det, og kommunisere tydelig hvordan det kan løses, både med teamet og med de prosjektlederen rapporterer til.

10. Hvordan går det med deg?

Hvis det er noe prosjektlederen sliter med, eller noe som ikke har kommet opp i de tidligere spørsmålene, så kanskje det kommer opp nå.Kanskje det største problemet er at hun bruker all tiden sin på rapportering til ledelsen, og ikke har nok tid til å jobbe med teamet? Eller kanskje prosjektlederen har noe annet på hjertet. Prosjektlederen skal se hele teamet, den har ansvaret for de andre, men det er ikke alltid at prosjektlederne selv blir sett. Det kan hjelpe å se prosjektlederen også. 

Disse spørsmålene kan hjelpe deg å få bedre oversikt over prosjektet, og kanskje kan det hjelpe prosjektlederen til å drive prosjektet enda bedre. Forhåpentligvis lærer dere begge noe nytt om både prosjektet og teamet. 

Av og til har ikke prosjektlederen kontroll på prosjekter, og i noen tilfeller ikke riktig kompetanse til å lede prosjektet heller. Da er det best både for selskapet, for teamet og for prosjektlederen at man tar tak i det, og erstatter prosjektlederen med noen med riktig kompetanse, som kan skape harmoni i teamet, og lede prosjektet videre med bedre resultater og fremdrift.

I Alv har vi prosjektledere og tekniske konsulenter som er gode til å gå inn og ta over prosjekter som ikke går veien. I tillegg har vi høy kompetanse både prosjekt oppstart og prosjektledelse, for å sikre at nye prosjekter vi starter kommer riktig ut fra startstreken.